Hybride werken: de 10 inzichten – door Ynnovate en Disgover

Ynnovate en DisGover sloegen de afgelopen drie weken de handen ineen. Waar we vorig jaar gestart zijn met het digitaal experimenteren voor creatieve sessies, gingen we nu aan de slag met hét onderwerp van dit moment: hybride (samen)werken! In deze blog delen we onze inzichten met je. Waarvan gelijk het eerste en belangrijkste inzicht: HET KAN! 🙂

 

1. Experimenteren helpt!
Ben je nog niet aan het experimenteren geslagen met hybride werken, ga dat dan heel snel doen! Het voordeel van een experiment is dat je fouten mag maken, zonder dat er al te veel druk op zit. Maak het jezelf makkelijker door deelnemers te vragen die je goed kent (zoals je eigen team) en werkvormen te proberen die jou bekend zijn. Op deze manier kun je je echt focussen op het hybride proces en hoef je je niet druk te maken om wat mensen ervan zullen vinden. Na een aantal keer gaat hybride werken steeds natuurlijker voelen (weet je nog, hoe je je aan het begin van digitaal werken voelde?) en kun je ook hybride écht de inhoud in, volop connectie maken met de deelnemers en zelfs nieuwe werkvormen uit gaan proberen.

 

2. Een goede inrichting is alles
Voordat je van start gaat met een hybride sessie, loop je al tegen de eerste hindernis aan. Hoe ga je de ruimte zo inrichten dat iedereen elkaar kan zien en horen? Je wilt dat de mensen ‘achter de schermen’ overzicht hebben over de fysieke ruimte en tegelijkertijd de facilitator in de zaal goed kunnen zien en horen. En daarnaast wil je dat de deelnemers – online en offline – elkaar goed kunnen zien en horen. In iedere ruimte zal dit er anders uit zien, maar wij hebben ervoor gekozen om twee laptops in de ruimte te zetten. Eentje voor het overzicht en een gericht op de facilitator. Dat zag er in ons geval zo uit:

 

 

3. Voorkom de Echo echo echo…
Daarmee kom ik gelijk op het derde inzicht, want doordat er meerdere devices in dezelfde zaal aanwezig zijn, krijg je het welbekende (en bloedirritante!) echo geluid, tussen twee apparaten die elkaar ‘horen’. Zorg dus dat het geluid én de microfoon via één laptop gaat, die centraal in de zaal staat, zodat de mensen in de zaal goed te horen zijn voor iedereen online, en andersom!

 

4. Iedereen om de beurt in de spotlights
We hebben gemerkt dat het voor de verbinding met de hele groep heel belangrijk is om elkaar allemaal even goed in de ogen te kunnen kijken. Pas als je elkaar echt kan aankijken, krijg je een verbinding in de groep, los van waar ze nu eigenlijk zitten.

In onze experimenten hebben we een paar leuke manieren gevonden om dit te doen:

 

• Natuurlijk start je met een leuke kennismaking aan het begin van je meeting. Zorg er dan voor dat iedereen goed zichtbaar in beeld komt. Voor je online deelnemers is dat meestal niet zo’n probleem, maar hoe krijg je je deelnemers die in de zaal zitten goed in beeld? Simpel! Laat ze even langs de facilitators camera lopen, zodat iedereen hun gezicht goed ziet!
• Wil je een tandje creatiever? Doe dan bovenstaande oefening en laat mensen zich met een beweging voorstellen. Bijvoorbeeld hun hobby uitbeelden is heel leuk en maakt dat je bij iedereen gelijk een associatie hebt opgebouwd en je de andere namen beter onthoudt.

Tip! Om te zorgen dat je één iemand goed in beeld hebt, dat die persoon voor iedereen groot te zien is in beeld, kun je in Zoom iemand ‘spotlighten’. Zo geef je iedereen letterlijk even een podium.

 

Wil je iedereen individueel in beeld en ook in subgroepjes werken?

• Wij vonden het erg leuk werken om de online en offline mensen met elkaar te laten bellen. In ons eerste experiment gingen de deelnemers gewoon bellen. Dat was leuk, en ook een welkome afwisseling van het scherm voor sommigen. In ons tweede experiment werkten we met video-bellen via whatsapp. Dat was nog gaver, want zo kon je elkaar echt even beter zien. In ons derde experiment logde iedereen in op de Zoom/Teams-meeting en werden ze in breakout-rooms gezet. Ook dat werkte goed, al vergde dat iets meer van de technische skills van mensen 😉 Let op dat je dit ook even goed voorbereid – je hebt de telefoonnummers van al je deelnemers nodig en die moet je dan aan het begin van de werkvorm snel door kunnen geven.

5. Strijd voor gelijkwaardigheid

Maak geen onderscheid tussen ‘achter de schermen’ en in de zaal. Je bent één groep, die samen aan een bepaald doel werkt. Door de twee groepen apart te benoemen, creëer je een tweedeling, die het resultaat niet ten goede komt. Zo leek het ons in eerste instantie leuk om de groep online en offline een eigen naam te geven. In ons eerste experiment bedachten we daar samen leuke namen voor: de hieries en de daaries, de homies en de roamies, de sokken (want thuis!) en de schoenen etc.. Maar toen we onze favoriet (de hieries en de daaries) in het tweede experiment gebruikten, zagen we direct een tweedeling ontstaan. Doe dat dus niet!

Wat moet je dan wel doen om te zorgen voor gelijkwaardigheid in de groep? Doe voldoende oefeningen om de connectie te versterken tussen de groep. In onze ervaring is dat echt de grootste uitdaging van hybride werken: de gelijkwaardigheid. Maar als je daar in je proces genoeg aandacht aan besteedt, dan komt het goed. Wat wij goed vonden werken was een dubbele kennismaking: begin met een oefening waarbij iedereen zich individueel voorstelt aan de hele groep en daarna een kennismaking in hele kleine groepjes van 2 of 3 personen. Op die manier heb je iedereen gezien bij de eerste ronde en leer je 1 of 2 mensen beter kennen in de tweede ronde.

 

Daarnaast is een belangrijk signaal richting de groep het feit dat er een online facilitator is én een facilitator die in de zaal aanwezig is. Beide facilitators besteden aandacht aan de hele groep. Met name voor de procesbegeleider in de zaal is dat een uitdaging: omdat je geneigd bent de digitale deelnemers te vergeten, viel het ons op dat we gingen overcompenseren en onze ogen lichtelijk in het scherm gezogen werden. Let daar dus goed op en oefen vooral zelf om iedereen evenveel aandacht te geven. Zo straal je zelf ook al uit dat iedereen – waar ze ook zitten – even belangrijk is.

 

6. Creëer een groepsgevoel
Om de connectie tussen de groep nog een extra boost te geven, is het heel tof om je groep een challenge te geven als extraatje. Wij hebben bijvoorbeeld geëxperimenteerd met een bingo kaart die iedereen (geprint) voor zich had liggen. Niet zomaar een bingo-kaart, maar een ‘hybride happening bingo’. Allemaal bingo vakjes met dingen die gegarandeerd gebeuren bij een hybride sessie. Het was waanzinnig leuk om de deelnemers in de weer te zien met de bingo-kaart, die er tegelijkertijd ook voor zorgde dat iedereen zich bewust werd van (on)gewenst hybride gedrag. Zo’n spelelement toevoegen helpt altijd om het groepsgevoel te versterken. Extra leuk, koppel een prijs aan je bingo om mensen écht aan te zetten!

 

Een andere manier om het groepsgevoel te versterken is om mensen voorafgaand aan de sessie een pakketje te geven. De mensen die fysiek aanwezig zijn, vinden het pakketje op hun stoel, de mensen die thuis meedoen, krijgen het in de brievenbus. In dat pakketje kun je wat lekkers stoppen (want hoe gemeen dat de lekkerste koekjes in de zaal staan!?), een leuke gadget voor tijdens een energizer-moment (wat dacht je van jongleerballetjes?) of bijvoorbeeld de bingo-kaart. De mogelijkheden zijn eindeloos!

 

7. Hybride post-its plakken: doe wat vanzelfsprekend is!
Voor ons natuurlijk een hele belangrijke vraag: waar plak je je post-its in een hybride setting? De makkelijkste oplossing is om voor een online brainstorm-tool te kiezen (zoals onze favoriet Mural!). Maar wij kregen toch een beetje buikpijn van deelnemers in de zaal met een laptop op schoot. Dan kun je namelijk net zo goed volledig online samen komen! Om de creativiteit en innovatiekracht los te krijgen wilden we het proces zo natuurlijk mogelijk maken voor alle deelnemers. Wat doe je normaal gesproken als je bij elkaar in de zaal zit? > Post it’s schrijven met een stift. Wat doe je normaal als je digitaal samenwerkt? > Dan gebruik je Mural. Beide groepen gaan op hun eigen manier aan de slag, zodat je deelnemers zich volledig kunnen focussen op wat nodig is: briljante ideeën bedenken!

  

De grote vraag is natuurlijk hoe je dan beide processen continu samenbrengt? Dat is de schone taak van de procesbegeleiders. De hybride procesbegeleider zorgt dat alle papieren post it’s ter plekke gedigitaliseerd worden. Zo krijg je een overzicht in Mural met alle ideeën van de hele groep.

 

Hetzelfde geldt voor het uitbrengen van je stem als deelnemer. Deze schrijf je op en geef je aan de facilitator. Deze zorgt dan dat de stemmen doorgevoerd worden in Mural. Op een groot scherm in de ruimte lieten we vervolgens de Mural zien zodat we met de groep het totaaloverzicht konden gaan bespreken. Je hoeft elkaar dan even niet in beeld te brengen.

 

Maar dat is niet de enige taak van de facilitators: daar gaat het volgende punt over!

 

8. Breng de input samen
Om het proces voor de deelnemers niet moeilijker te maken dan het is, moet jij als procesbegeleider een tandje bij zetten. Jij bent namelijk verantwoordelijk voor het samenbrengen van de input en zoals altijd, voor om de deelnemers te faciliteren om te focussen op de inhoud.

Als je de mogelijkheid hebt, raden wij je dan ook de volgende constructie/taakverdeling aan:

 

De online procesbegeleider…

• Is digitaal aanwezig
• Licht de werkvorm digitaal toe
• Begeleidt de stappen waarbij de offline procesbegeleider iets klaarzet in de ruimte
• Houdt de online deelnemers goed in de gaten
• Checkt ook of het beeld en geluid uit de zaal goed overkomt
• Deelt zijn scherm en neemt PPT dia’s door

De offline procesbegeleider…

• Is verantwoordelijk voor de opbouw van de ruimte
• Is in de zaal aanwezig
• Houdt zich bezig met de deelnemers in de zaal

De hybride procesbegeleider…

• Is verantwoordelijk voor het samenvoegen van de input van de groep in de digitale omgeving (zoals post-it’s met ideeën overtypen of de chat voorlezen)
• Stuurt de links door naar de Mural borden aan de digitale deelnemers
• Zorgt dat er break out rooms klaar staan
• Is de schakel tussen de online en offline procesbegeleider, hij houdt zich niet bezig met de deelnemers
• Begeleidt geen werkvormen

Al met al is het belangrijkste inzicht hierbij dat er een hele heldere taakverdeling moet zijn. Iedere procesbegeleider heeft in ieder onderdeel een eigen taak. Schrijf deze duidelijk uit in je sessieplan en bereid de hybride sessie goed met elkaar voor. Staat online alles klaar (inclusief linkjes)? Is de zaal in orde? Heeft de hybride begeleider een fijne plek? Allemaal dingen waar je op moet letten, zodat je ook als procesbegeleider een soepele sessie hebt!

 

9. Zet hybride energizers in
We hebben er een groot deel van onze experimenten aan gewijd: de hybride energizers. Want een leuke energizer zorgt voor een heerlijke energy-boost én extra verbinding tussen je deelnemers. Energizers zijn ook bij een hybride sessie onmisbaar. En goed nieuws: onze favoriete energizer, kleurentikkertje, werkt ook hartstikke goed hybride. Het allerbelangrijkste bij hybride energizers is dat je deelnemers elkaars energie meekrijgen. Online én offline. Dus breng alles goed op beeld over, op de overzichts-cam of op de camera van de facilitator.

In het kader van experimenteren: we hebben nog lang niet al onze favoriete energizers hybride uitgeprobeerd. Onze oproep aan jou is dus ook vooral: check de verzameling van digitale Ynnovate energizers, en ga ze eens hybride testen! Met een beetje creativiteit lukt jou dat vast. En laat je het ons dan ook even weten?

 

10. Stel de ideale groep samen
De groepsgrootte voor een hybride sessie kan variëren, net zoals live en digitaal. We raden je aan om klein te beginnen, zodat het overzicht goed te bewaren is. Als je wat ervaring hebt opgebouwd, kun je zelf gaan experimenteren met passende werkvormen voor grotere groepen én het toevoegen van een hybride facilitator. Want vanaf 10 personen, raden we je absoluut aan om een derde facilitator in te schakelen.

Wat heel belangrijk is in je strijd om een gelijkwaardige groep (zie punt 5), is dat je een zo eerlijk mogelijke verdeling van digitaal en live maakt. Het liefst 50/50. Op deze manier houd je een goede balans tussen de beide groepen en is het als facilitator ook niet verleidelijk om een van de twee groepen ‘voor te trekken’.

 

Dit waren de eerste tien van onze hybride inzichten. Waarschijnlijk zullen we nog veel uitdagingen tegen komen en net als bij digitaal samenwerken, vele lessen gaan leren. Met hybride werken behoud je de voordelen van de digitale wereld, maar vind je ook weer de verbinding terug. Best of both worlds dus.

 

Ga je naar aanleiding van deze blog hybride aan de slag? FANTASTISCH! Laat ons dat vooral weten, we sparren graag met je over onze ervaringen! Wil je liever eerst nog wat meer context en het eerst zelf gaan ervaren? Zoek je toffe werkvormen om de verbinding te creëren tussen deelnemers achter en voor de schermen? Of weet je nog niet zo goed hoe je jouw eigen ruimte het beste hybride kunt inrichten? Lees dan verder op deze pagina en stel je vragen. Of doe mee aan één van de Ynnovate workshops Hybride Helden op 1, 6 of 12 juli. Na deze workshop word jij een echte hybride held, degene in jouw organisatie die alles weet van hybride samenwerken! Op deze pagina vind je alle informatie. We zien je graag daar, voor, of achter de schermen!