• Blogs & Vlogs

    Op deze plek delen trainees en mensen uit ons netwerk hun ervaringen als ambtenaar van de toekomst.

Het team dat zichzelf stuurt

Blog van Hidde

Het team dat zichzelf stuurt – #hoedan?

Op 19 oktober hoorden we met welk action-learning project we ons het komende half jaar bezig gaan houden. Spannend! Ook werd bekend gemaakt dat ons project geen projectleider zal hebben. Daarmee kregen we een grote uitdaging: ga experimenteren als zelfsturend team. Nu we een maand verder zijn, delen we graag hoe ons zelfsturende experiment er voor staat.

 

De eerste reacties

Experimenteren als zelfsturend team; leuk! Maar wat dachten we nu eigenlijk écht toen we dit hoorden? Terwijl de één vooral erg benieuwd was over of dit gaat werken en hoe we dit gaan aanpakken, was de ander weer erg verbaasd dat het nog niet eerder is geprobeerd bij DisGover, want is dit niet geheel in DisGover stijl? Een ander teamlid was als eerste reactie vooral verrast dat er geen projectleider was voor dit project, maar had ook direct het vertrouwen dat deze groep dat wel aan kan.

Ook kwam naar boven dat het toch wel een beetje spannend is, want het lijkt zo handig om een projectleider te hebben die de hele groep het overzicht geeft. Hoe gaan we zorgen dat we dit zonder projectleider krijgen en houden? Hoe zorgen we ervoor dat iedereen zich verantwoordelijk voelt gedurende dit project?

 

De drie risico’s van een zelfsturend team

‘Iedereen is verantwoordelijk, dus niemand is verantwoordelijk.’ In een team zonder aangewezen leider is er niemand als enige eindverantwoordelijke van het team en de resultaten. Daardoor kan het lastiger zijn om de koers en de doelen van het project in het oog te houden. Om dit risico te vermijden is het verstandig de taken goed te verdelen en elkaar aan te spreken op gedrag en zijn of haar takenpakket.

Een tweede risico is ‘regie-angst’. Veel egalitaire organisaties lijden aan dit euvel. Omdat iedereen gelijk is, durven mensen de regie niet te pakken als discussies uit de hand lopen of de doelen van het team steeds verder uit het zicht verdwijnen. Als remedie moeten er duidelijke afspraken worden gemaakt over wat je van elkaar verwacht en elkaar stimuleren de regie te pakken als dat nodig is. Daar is dan wel een sfeer van vertrouwen en radicale eerlijke voor nodig.

‘Help, waar is het overzicht?!’. Met roulerende voorzitters, notulisten en eigen verantwoordelijkheid, kan het een uitdaging zijn de focus en de doelen van het project in het oog te houden. Remedie: hoewel dit bij ieder team natuurlijk belangrijk is, is het bij een zelfsturend team extra belangrijk om iedereen aan boord te krijgen en met enige regelmaat te checken of iedereen nog dezelfde stip aan de horizon in beeld heeft.

 

Praktische aanpak

In een zelfsturend team ontbreekt een vaste projectleider. We hebben de oplossing gezocht door de taken van een projectleider op te delen. Allereerst is het voor de sessies op vrijdag wenselijk om iemand de vergadering te laten leiden. Daarom hebben wij een rouleersysteem in gang gezet, waarbij om de week een ander projectlid de regie heeft op de vrijdag. De rol van notulist wordt ook elke week gewisseld. Omdat de notulist een duidelijk beeld heeft van de to do’s voor de week erna, stuurt de notulist aan het begin van de week daarop de agenda en de to do’s. De notulist krijgt daarom de week daarop de rol van projectleider toebedeeld. Andere praktische invullingen zijn het om en om bijwonen van het projectleidersoverleg en het bijhouden van een blog, waarvan deze de eerste is. Met het bijhouden van een blog kunnen wij het overzicht houden van de ontwikkelingen van ons zelfsturend team en hierop reageren.

Tot slot is maandelijks een moment vrijgemaakt voor uitgebreide feedback. Tijdens dit feedbackmoment krijgt ieder projectlid de gelegenheid om zonder rem zowel positief als negatief feedback te geven over het project, het zelfsturend team en de andere projectleden. Hiermee leggen wij de controle van het groepsproces bij elkaar neer.

 

Zelfsturendheid brengt dus een grote gedeelde verantwoordelijkheid met zich mee! En dat bevalt ons tot nu toe prima. So far, so good dus!