Blog: Digitaal Brainstormen

Let’s go digital! Ons motto afgelopen vrijdag, want Ynnovate en DisGover experimenteerden met het faciliteren van een online creatieve brainstormsessie. Het onderwerp was het bedenken van een flitsende projectstart, terwijl je elkaar alleen virtueel kan ontmoeten. Onze belangrijkste conclusie? Het kan! Marieke (Ynnovate) en Nicolette (DisGover) faciliteerden deze sessie samen en in deze blog delen zij hun 5 belangrijkste tips. 

 

Naast dat we echt toffe uitkomsten hadden voor hoe je zo’n projectstart een online boost kan geven, is het ook gelukt om online een sessie te faciliteren! Dat laatste was eigenlijk het doel van het experiment, want dat is namelijk niet onze core business: wij geloven enorm in het fysiek bij elkaar zitten en de kracht van zo’n groepsproces. We waren dan ook zacht gezegd heel benieuwd naar of en hoe dit zou werken. Maar de conclusie is: het kan! En wij willen niet zeggen dat we om zijn en vanaf nu alles alleen nog maar digitaal doen, maar in deze bijzondere tijd waarin we bijna helemaal afhankelijk zijn van digitaal contact met elkaar, is dit wel een super mooi alternatief. 

 

Zorg voor de juiste tool!

Kies een toffe tool om mee te werken. Er zijn er zo veel die zeker in deze tijd opeens oppoppen: denk aan Miro, Stormboard, Brainsparker of Canvanizer. Wij werden vooral blij van de tool Mural en zijn daar dan ook volop mee gaan experimenteren. Je kan er makkelijk je eigen werkvormen in plakken, je kan heel goed iedereen live volgen die er mee bezig is en onze -vrij complexe- stemmethodiek werkt er redelijk goed in. Alle werkvormen die we veel gebruiken als Ynnovators, hebben we online in Mural geplaatst en deze ‘murals’ konden we dan inzetten bij de sessie. Dat was even een klus, maar het werkte wel ontzettend goed. Om contact met elkaar te houden hebben we gebruik gemaakt van Zoom. Een fijne tool, waar je makkelijk overzicht kan houden op je deelnemers, powerpoints kan delen met elkaar en ook deelnemers in kleinere kamertjes apart kan laten samenwerken. 

Maar let wel: voor elke tool geldt, net als in het offline leven, het succes van je sessie valt of staat niet bij de tool die je kiest maar bij de werkvorm die je gebruikt en de manier waarop je het begeleidt.

 

 

 

 

Testen is key!

Ga je een online brainstorm doen, dan is het super belangrijk om test-ruimte in te bouwen. Van te voren hebben we daarom een zoom-meeting belegd met 20 mensen. Even testen of de app het aan kon, maar vooral om te zien of wij het als facilitators wel aan zouden kunnen. Want dat is wel even andere koek dan een fijne faciliteerruimte, met 12 brave deelnemers op een stoel voor je! 😉

 

Maar las ook test-tijd in voor je deelnemers. Zij zijn namelijk vaak niet bekend met je tools en willen vaak gewoon even klooien. Dat kan je doen door ze vooraf naar een klooi-bord te leiden, maar daar kan je ook even tijd voor maken in je sessie. Wat doe je op zo’n klooi-bord? Laat ze wat post-its vullen, doe een stemronde en laat ze gewoon klooien met in- en uitzoomen, op knopjes drukken en vanalles omgooien. Zo kunnen mensen op hun gemak alles uittesten, zonder dat je sessie daar onder lijdt.

 

 

 

 

Maak heldere afspraken over etherdiscipline 

Direct bij de start hebben we afspraken gemaakt over de etherdiscipline. Het eerste deel van de sessie is het belangrijk dat mensen vooral veel luisteren. Daarom hebben we iedereen gevraagd op mute te gaan staan. Dan heb je geen last van achtergrondgeluiden en word je ook niet afgeleid door gelach, genies of ohja-zeggers. Wil iemand dan iets zeggen, dan un-mute die zichzelf even en vraagt of zegt hij iets. Een mooie functionaliteit in Zoom is dat mensen hun hand kunnen opsteken. Zo kan je ze de beurt geven en voorkom je dat mensen door elkaar heen praten. Maar… dat wil je dan natuurlijk weer niet bij de fase van ideeën genereren. Daar wil je juist dat iedereen zijn of haar briljante ideeën hardop voorleest, ter inspiratie voor de anderen. Dan is het zaak als facilitator om goed in de gaten te houden of alles wel gezegd wordt. Wij hadden de verdeling als volgt gemaakt: Marieke hield Zoom goed in de gaten: mensen de beurt geven die er niet doorheen komen, mensen actief uitnodigen om iets te zeggen door hun voornaam te noemen en in de gaten houden of iedereen nog actief bezig is. Bij alles wat de deelnemers zeiden riep Marieke: ‘geweldig, typ ‘m op het bord!’. Nicolette was tegelijkertijd vooral gefocust op het ideeënbord in Mural. Lukt het de deelnemers om de post-its vol te schrijven? Ziet ze dat wat ze roepen ook digitaal verschijnen? En wanneer post-its per ongeluk verschoven worden, kon zij dat direct even aanpassen. 

 

Let op het energieniveau

We merkten het allebei: na een sessie van 3 uur waren we gesloopt! Je moet zowel technisch alles in de gaten houden, vinger aan de pols houden bij je deelnemers én je toch al uitdagende sessieplan volgen. Geen sinecure dus. 

Maar ook van de deelnemers hoorden we terug dat het best wel pittig was. Logisch ook: hoe vaak zit jij 3 uur lang gefocust naar een scherm te kijken? 

Om het energieniveau daarom goed op peil te houden hebben we daarom twee tips:
1. Doe een fysieke energizer! Laat deelnemers een dansje doen als ze klaar zijn met een opdracht, hou voldoende pauze-momenten en zet dan een lekker muziekje aan of knal er een ‘ouderwetse’ energizer in! 

2. Knip je sessie op! Een Ynnovate sessie duurt minimaal 4 uur. Ook nu met 3 uur kwamen we tijd te kort. Je hebt de volle vier uur nodig. Maar dit kan je niet achter elkaar doen, dat redden de deelnemers (en jijzelf) niet. Knip je sessie daaromop in twee delen: start met 2 uur in de divergeerstand, en pak voor het convergeren ook weer 2 uur. Dit kan zijn een dag later, maar kan ook voor en na de lunch zijn. Even fysiek weg van de computer haalt de kwaliteit van je output van de sessie enorm omhoog! 

 

Werk aan je online skills

In basis is online en offline faciliteren vrijwel hetzelfde. Je moet goed nadenken over de werkvormen, continu je aanpak afstemmen op je groep en je groep begeleiden naar een mooi eindresultaat. Toch heb je online wel nog een paar extra uitdagingen waar je rekening mee moet houden en die behoorlijk wat van je vergen. Allereerst heb je meer werk aan je online tools. Werkt zoom goed? Kunnen de deelnemers goed meekomen in Mural? Maar daarnaast heb je ook deelnemers die moeten wennen aan het digitaal werken. Help! Iemands verbinding werkt niet optimaal. Hoe kan je die persoon toch aangehaakt houden? Oei, iemand krijgt last van zijn nek en wil meer staan. Hoe zorg je dat dit toch mee kan doen met de sessie? 

Belangrijkste bevinding: werk heel goed samen. Gebruik een chatfunctie die jullie alleen samen kunnen lezen om laatste dingen samen af te stemmen. Maak een strak sessieplan en hou je daar goed aan. En blijf met elkaar in contact: je hebt namelijk geen tijd om ook nog op de non-verbale communicatie van je buddy te letten.

Tot slot: wij hebben stiekem nog wat vals gespeeld de eerste keer. Twee collega’s waren op de achtergrond aan het meekijken en hielpen heel veel bij het goed functioneren van Mural. Dat was niet altijd een overbodige luxe…