• Blogs & Vlogs

    Op deze plek delen trainees en mensen uit ons netwerk hun ervaringen als ambtenaar van de toekomst.

How to fail a project?!

Geschreven door Merel Huisman - Projectleider Implementatie Wijkplatform voor Gemeente Zaanstad

Binnen het traineeship van DisGover wordt gebruikt gemaakt van de leermethode ‘Action Learning’. Action Learning is een methode die in de dagelijkse praktijk wordt toegepast en waar het leren en reflecteren voorop staan. Als trainee maak je binnen het DisGover Action Learning programma deel uit van verschillende projectgroepen. Zo begonnen we een half jaar terug met een nieuwe projectgroep vol enthousiasme aan een nieuw project.

Hoe het allemaal begon…
Zes maanden, zeven trainees die het goed met elkaar kunnen vinden, allemaal verschillende kwaliteiten, gewend om zich uit te spreken en allemaal gemotiveerd om het Action Learning project te laten slagen. Je zou denken genoeg redenen om een project succesvol af te ronden. Hoe kan het dan dat we uiteindelijk de stekker uit ons project hebben getrokken? En dat we een kennissessie ‘How to fail a project’ hebben gegeven? In deze blog neem ik jullie mee hoe je een project glansrijk kunt falen.

Twee weken voor onze deadline hebben we als projectgroep besloten om te stoppen met ons project. We hadden namelijk een eindproduct bedacht wat al deels bestond. De oplossing kwam niet overeen met de opdrachtomschrijving. De doelgroep van ons project werd steeds kleiner en specifieker en het allerbelangrijkst: we waren allemaal niet enthousiast over ons eindproduct. Hoe heeft het zo ver kunnen komen in een groep waar iedereen altijd hard aan het werk was om een mooi eindresultaat te behalen?

Ons onbewuste groepsdenken
Na veel reflecteren kwamen we tot de conclusie dat onze projectgroep ten prooi is gevallen aan het fenomeen ‘groepsdenken’. Groepsdenken is een denkwijze waarbij unanimiteit binnen de groep belangrijker wordt geacht dan een kritische rationele instelling. Groepsdenken komt vaak voor bij mensen die nauw met elkaar samenwerken, het goed met elkaar kunnen vinden en een hechte groep vormen. Andere oorzaken zijn isolatie van externe groepen (geen kritische opdrachtgever, waardoor we compleet onze eigen gang konden gaan), hoge stress van externe dreigingen (een deadline), recente tegenvallers of mislukkingen en grote moeilijkheden om een beslissing te nemen. Groepsdenken zorgt voor een hoge motivatie, maar een lage moraal. De gevolgen waren dan ook het selectief zijn in het ontvangen van kritiek en feedback, rationaliseren van waarschuwingen, zelf-censureren en een illusie van unanimiteit.

We hebben meerdere keren kritische feedback genegeerd als mensen ons vertelden dat ons idee er toch al was. Er was één persoon erg enthousiast over dit idee, daar gingen we volledig in mee. Iedereen binnen de groep had zelf wel zijn bedenkingen en was niet echt overtuigd van ons eindproduct, maar niemand sprak dit uit. Hierdoor ontstond het idee dat iedereen enthousiast was over het eindproduct, terwijl dit totaal niet het geval was.

Tips om groepsdenken te voorkomen zijn:
1. Anoniem beslissingen laten opschrijven.
2. Externe bedreigingen verminderen.
3. Open sfeer creëren en nee-zeggen accepteren.
4. Iemand die de rol van ‘Advocaat van de duivel’ op zich neemt.
5. Verdeling van de projectgroep in meerdere groepen.
6. Actief naar een kritische mening vragen en hieraan waarde hechten.
7. Het herijken van de voorwaarden van het project. 6. Actief naar een kritische mening vragen en hieraan waarde hechten.

Bedenk een oplossing voor een probleem dat niet bestaat
Gedurende het reflecteren kwamen we erachter dat we projectmatig ook een aantal essentiële stappen hadden overgeslagen. We hadden niet vastgesteld welk probleem we gingen oplossen. Daarnaast was de afstemming met de verschillende opdrachtgevers niet helder. Tot slot hadden we een onduidelijke rol- en taakverdeling binnen het project. Dit is ontstaan doordat projectleden zich niet hielden aan hun eigen taak, maar (ongevraagd) taken van anderen gingen overnemen. Daarnaast was er geen duidelijke en ingeplande ‘check-in’ van de werkzaamheden die iedereen voor het project had gedaan. Ook werden taken vaak overgeheveld naar andere projectleden, soms zonder de projectgroep daarvan op de hoogte te brengen. Hierdoor was het onduidelijk welk gedeelte nu precies wiens verantwoordelijkheid was. Dit heeft ertoe geleid dat er veel onnodig dubbel werk is gedaan en andere zaken juist zijn blijven liggen.

1. De lessen die wij hieruit meenemen in onze verdere projecten zijn:
Heb helder welk probleem je gaat oplossen aan het begin van een project, maar blijf dit gedurende het project ook toetsen.
2. Zorg voor een heldere afstemming met je opdrachtgever(s). Heb je meerdere opdrachtgever(s) zorg er dan voor dat je met iedereen tegelijk om tafel zit en zaken afstemt.
3. Zorg voor een duidelijke rol en taakverdeling binnen je projectteam.

Conclusie
Het doel van het traineeship bij Disgover is leren, fouten (durven) maken, kennis ophalen en deze kennis ook weer delen. We hebben aan alle trainees een presentatie gegeven over onze kennis wat betreft ‘How to fail a project’ en tips om dit te voorkomen. Aan het eind van dit project zijn we een stuk wijzer wat betreft projectmanagement en groepsdenken. We hebben veel geleerd en deze do’s en don’ts nemen we mee absoluut naar onze volgende projecten. Al met al niet de uitkomst die wij van te voren hadden bedacht, maar een geslaagd Action Learning project? Dat was het zeker!